Przykłady wdrożeń
System komunikacji z klientami i zarządzania wynajmem dla firmy wynajmującej powierzchnie magazynowe
Firma zajmującą się wynajmem magazynów, która zmaga się z chaosem w komunikacji. Klienci piszą przez formularz na stronie www. Odpowiedzi wchodzą na skrzynkę współdzieloną zinną działalnością firmy w efekcie czego giną pomiędzy inną pocztą.
Zbudowaliśmy dla tej firmy inteligentny system automatyzacji komunikacji. Co konkretnie?
- Zero utraconych maili: System automatycznie przechwytuje każdy kontakt z formularza na stronie, opisuje go i oznacza etykietą dla większej przejrzystości w skrzynce pocztowej.
- Porządek w komunikacji: Wdrożyliśmy strukturyzację procesów – maile wewnętrzne i zewnętrzne otrzymują jasno przypisane priorytety i ścieżki obiegu wewnątrz firmy, a spam jest automatycznie usuwany.
- Prosty system zarządzania umowami: Na bazie tego rozwiązania stworzyliśmy dodatkowe narzędzie, które automatycznie generuje projekty umów na podstawie danych kontaktowych i ustaleń z klientami. Umowy są przechowywane w jednym miejscu, a ich status (np. „do podpisu”, „Do realizacji”) jest widoczny w czasie rzeczywistym.
Efekt? Skróciliśmy czas odpowiedzi na zapytania o 70%, ilość umów przeczonych została zredukowana o 100%, a zarządzanie umowami stało się płynne i przejrzyste. Teraz pracownicy mogą skupić się na pozyskiwaniu nowych klientów, a nie na gaszeniu pożarów komunikacyjnych.
Redukcja czasu odpowiedzi na zapytania
70%
Redukcja umów przeoczonych
100%
System logistyki wewnętrznej dla firmy produkcyjnej
Frma produkcyjna zatrudniająca 500 osób. Zintegrowaliśmy pracę logistyki wewnętrznej – czyli pracę tzw. „mleczarzy” – z magazynem surowców, działem obsługi klienta i działem zakupów. Problemem był brak płynnego przepływu informacji: produkcja potrzebuje materiały bezpośrednio do gniazd produkcyjnych, pracownicy przekazują zapotrzebowanie ustnie lub na karteczkach zapisywanych odręcznie, magazyn nie wie, co zamówić, obsługa klienta nie ma aktualnych danych o statusie zleceń dla klientów, a kierownicy tracą czas na ciągłe uzgodnienia zamiast zająć się procesem produkcji.
Stworzyliśmy system logistyki wewnętrznej zintegrowany z kluczowymi działami:
- Logistyka wewnętrzna: System odbiera informacje od operatorów na produkcji i automatycznie przekazuje je do logistyka (mleczarz), który widzi każde zapotrzebowanie w aplikacji mobilnej.
- Integracja z obsługą klienta: Dane o problemach z dostępnością surowców są na bieżąco przekazywane do działu obsługi klienta, dzięki czemu klienci dostają precyzyjne informacje o ewentualnych zaburzeniach w terminach dostaw.
- Integracja z magazynem surowców: Natychmiast po odebraniu informacji o zapotrzebowaniu, system przekazuje informacje do magazynu z prośbą o przygotowanie potrzebnych surowców dla logistyka wewnętrznego. Po przygotowaniu magazynier zmienia status w systemie na „Gotowe do odbioru”, a Mleczarz otrzymuje powiadomienie, że może odebrać materiał i dostarczyć go prosto na gniazdo produkcyjne.
- Połączenie z zakupami: W przypadku gdy na magazynie surowca z jakiegoś powodu występuje brak surowca (doszło np. do uszkodzenia materiału), magazynier zmienia status w systemie na „Brak”, a automat generuje od razu zapotrzebowanie dla Działu Zakupów
Efekt? Klient zredukował opóźnienia w dostawach o 50%, a czas uzgodnień między działami spadł z kilku godzin do minut. To rozwiązanie to prawdziwy most między produkcją, klientami a dostawcami.
Redukcja opóźnień w dostawach wewnętrznych
70%
Redukcja czasu reakcji na zapotrzebowanie
100%
Agent personalny oparty o Telegram i AI
To coś dla tych, którzy toną w codziennych zadaniach.
Dla menedżera z dynamicznie rozwijającej się firmy projektowej stworzyliśmy AI-owego asystenta opartego na komunikatorze Telegram. Do tej pory ciężko było mu znaleźć czas na chwilę wytchnienia. Wszędzie w biegu. Same ograniczenia.
Wdrożyliśmy Agenta AI, który w dużej mierze przejął od niego zadani takie jak:
- Wysyłka maili: Pisze krótko na Telegramie, np. „Wyślij mail do Ani Kowalskiej z ofertą”, a AI przygotowuje i wysyła profesjonalną wiadomość w jego imieniu.
- Zarządzanie kalendarzem: Mówi: „Umów spotkanie z Tomkiem na środę o 14:00”, a asystent rezerwuje termin i wysyła zaproszenie.
- Zarządzanie zadaniami: Dodaje zadania typu „Przypomnij mi o raporcie w piątek”, a Agent nie tylko przypomina, ale zbiera też potrzebne dane z Twoich systemów.
- Dodawanie notatek w formie głosowej lub pisemnie.
- Zarządzanie zadaniami własnymi.
- Zarządzanie zadaniami projektowymi – w tym swojego zespołu.
Efekt? Menedżer dzięki temu asystentowi zaoszczędził 12 godzin tygodniowo, które wcześniej tracił na rutynowe zadania. Wszystko jest scentralizowane na Telegramie, więc nie musi przełączać się między aplikacjami, a dodatkowo większość operacji może wykonywać głosowo.
Oszczędność pracy
48h/miesiąc
Poprawa komfortu pracy
Bezcenne
System analizy profilu zawodowego i generowania spersonalizowanych rozwiązań
Ten zautomatyzowany system analizuje publiczne informacje o osobach, z którymi będzie się spotykał handlowiec, aby zidentyfikować potencjalne wyzwania w ich pracy i zaproponować spersonalizowane rozwiązania, które następnie są dotsarczane przez jego firmę.
Główne funkcje
- Pobieranie danych z LinkedIn: System rozpoczyna działanie od pobrania danych o profilu osoby z LinkedIn.
- Agregacja informacji: Gromadzi dodatkowe informacje o danej osobie z różnych źródeł, w tym z jej postów na LinkedIn i wyników wyszukiwania w Internecie.
- Weryfikacja aktualnego zatrudnienia: System identyfikuje i zapisuje informacje o aktualnym miejscu pracy analizowanej osoby.
- Analiza i identyfikacja problemów: Zebrane dane są analizowane w celu wykrycia potencjalnych „pain-pointów”, czyli wyzwań lub problemów, z którymi może się zmagać dana osoba w swojej roli zawodowej.
- Generowanie propozycji rozwiązań: Na podstawie zidentyfikowanych problemów system automatycznie generuje spersonalizowane propozycje rozwiązań, które oferuje firma.
- Tworzenie raportu: System kompiluje wszystkie zebrane informacje, analizę i propozycje rozwiązań w spójny i czytelny raport.
- Zapis w Google Drive: Gotowy raport jest automatycznie zapisywany jako dokument Google w wybranej przez użytkownik lokalizacji na Dysku Google.
Korzyści
- Oszczędność czasu i zasobów dzięki automatyzacji procesu analizy i generowania raportów.
- Zwiększenie efektywności działań sprzedażowych poprzez dostarczanie spersonalizowanych rozwiązań.
- Poprawa jakości leadów i konwersji dzięki lepszemu zrozumieniu potrzeb klientów.
- Możliwość automatycznego tworzenia baz potencjalnych klientów.
Redukcja czasu przygotowania handlowca
1-2,5h per klient
Podniesienie jakości obsługi klienta
Bezcenne
Inteligentny system obsługi zapytań z formularza kontaktowego
Ten system zbudowaliśmy dla siebie, automatyzując proces obsługi zapytań z formularza kontaktowego na naszej stronie internetowej, wykorzystując sztuczną inteligencję do kategoryzacji wiadomości i podejmowania odpowiednich działań.
Główne funkcje
- Pobieranie danych z formularza: System monitoruje formularz kontaktowy na naszej stronie www i automatycznie pobiera dane z każdego zgłoszenia.
- Zapis w CRM: Dane z formularza są automatycznie zapisywane w naszym wewnętrznym systemie CRM, co zapewnia centralizację informacji o klientach.
- Inteligentna analiza treści: System wykorzystuje agenta AI do analizy treści wiadomości i określenia intencji nadawcy.
- Kategoryzacja zgłoszeń: Na podstawie analizy AI, system kategoryzuje zgłoszenia jako:
- Zapytanie o ofertę
- Prośba o spotkanie
- Spam
- Automatyczne podejmowanie działań: W zależności od kategorii zgłoszenia, system automatycznie podejmuje odpowiednie działania:
- Zapytanie o ofertę: System wysyła spersonalizowaną ofertę do klienta.
- Prośba o spotkanie: System proponuje terminy spotkania i automatycznie zapisuje je w kalendarzu.
- Spam: System usuwa zgłoszenie z systemu.
- Raportowanie: Na koniec system generuje raport o podjętej akcji i wysyła go do naszego zespołu za pośrednictwem komunikatora.
Korzyści
- Szybka i sprawna obsługa zapytań klientów.
- Personalizacja komunikacji z klientami.
- Oszczędność czasu i zasobów.
- Poprawa organizacji pracy.
- Zwiększenie poziomu zadowolenia klientów.
Redukcja czasu odpowiedzi na zapytania
95%
Redukcja czasu potrzebnego na obsługę maili
75%
Cyfrowy system realizacji zamówień materiałów dla produkcji
Ten system cyfryzuje i automatyzuje proces zamawiania materiałów dla działów produkcyjnych, eliminując papierowy obieg dokumentów i usprawniając komunikację między pracownikami, kierownictwem i działem zakupów.
Główne funkcje
- Elektroniczne zgłaszanie zapotrzebowania: Pracownicy poszczególnych działów zgłaszają zapotrzebowanie na materiały za pomocą dedykowanego formularza online.
- Centralizacja danych: Informacje z formularza są automatycznie zapisywane w centralnej tabeli, tworząc bazę danych zamówień.
- Automatyczne powiadomienia: System wysyła automatyczne powiadomienia o zapotrzebowaniu do kierownika danego wydziału.
- Wstępna akceptacja/odrzucenie: Kierownik wydziału wstępnie akceptuje lub odrzuca wniosek, z możliwością cofnięcia do wyjaśnienia lub uzupełnienia informacji.
- Akceptacja dyrektora/prezesa: Po wstępnej akceptacji, system automatycznie wysyła wniosek do dyrektora (lub bezpośrednio do prezesa, w zależności od konfiguracji) w celu uzyskania ostatecznej zgody na zakup.
- Kolportacja informacji: Po uzyskaniu zgody, system automatycznie rozsyła powiadomienia o akceptacji do wszystkich zainteresowanych stron.
- Zlecenie zakupu: System automatycznie generuje zlecenie zakupu na podstawie zaakceptowanego wniosku.
- Monitorowanie dostawy: Po dokonaniu zakupu, system rejestruje prognozowaną datę dostawy.
- Informowanie działu logistyki: System automatycznie informuje dział logistyki o nadchodzącej dostawie.
- Potwierdzenie dostawy: System rejestruje dostawę materiałów i przyjęcie ich na magazyn wejściowy.
- Powiadomienie wnioskodawcy: System automatycznie informuje osobę zgłaszającą zapotrzebowanie o dostawie materiałów.
- Oznaczanie statusu: System umożliwia oznaczanie statusu zamówionych produktów jako: dostarczone do firmy, sprawdzone, gotowe do odbioru.
- Potwierdzenie odbioru: Osoba zamawiająca potwierdza odbiór materiałów w systemie.
- Zakończenie procesu: System automatycznie zamyka proces zamówienia.
Zastosowanie
Ten system może być wykorzystywany w:
- Firmach produkcyjnych, które chcą usprawnić proces zamawiania materiałów.
- Organizacjach, które dążą do cyfryzacji i automatyzacji swoich procesów.
- Przedsiębiorstwach, które chcą poprawić komunikację i kontrolę nad procesem zamówień.
Korzyści
- Eliminacja papierowego obiegu dokumentów.
- Usprawnienie i przyspieszenie procesu zamawiania materiałów.
- Poprawa komunikacji między działami.
- Zwiększenie kontroli nad procesem zamówień.
- Redukcja błędów i opóźnień.
- Oszczędność czasu i zasobów.
- Lepsza kontrola nad stanami magazynowymi.
Redukcja dokumentów papierowych w obiegu procesu
100%
Redukcja czasu reakcji na zapotrzebowanie
Średni czas przed: od 24h do nigdy
Średni czas po wdrożeniu: od 2 do kilkunastu min.
Witaj w
Jestem Twoim osobistym asystentem.
Zapytaj mnie o cokolwiek, a postaram się odpowiedzieć!